ИТО-Марий Эл-2008 / Информационные технологии в обучении : только публикация 

ТЕХНОЛОГИЯ РАЗРАБОТКИ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ ВУЗА

Багаев Д.В., Усанов Д.С.

Ковровская государственная технологическая академия им. В.А. Дегтярева

задать вопрос автору

Бороться и искать найти и не сдаваться

В любом учреждении рано или поздно становится актуальным вопрос наведения порядка в информационных потоках. Определяющим фактором является время, требуемое для поиска необходимого документа или для подборки материалов.

Стержнем любой системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами. Электронные документы – это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.

Электронный документооборот – это электронный обмен деловыми документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме.

Система управления документами – это система, предназначенная для хранения, поиска и управления электронными документами разных форматов (в том числе и образов электронных документов).

В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в организациях.

Автоматизированная система управления информационными потоками (АСУИП) – это программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий ряд основных функций работы с документами в электронном виде. К основным функциям относят регистрацию документов, разработку и хранение документов в электронном виде, направление документов на рассмотрение и исполнение, контроль прохождения и исполнения документов, поиск документов по различным параметрам, ввод, поддержку и хранение любых типов документов, защиту от несанкционированного доступа и управление разделением прав доступа к документам.

С помощью таких систем можно организовать систему электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Данные системы относятся к типу workflow («поток работ»). Workflow – это автоматизация, полностью или частично, бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил.

Следует отметить АСУИП, ставит целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.

Основная сложность при разработке АСУИП заключается в том, что такие факторы, как интуиция невозможно учесть в АСУИП. Отсутствие всей необходимой информации и использование интуиции образуют риск при принятии решений. Таким образом, даже самая совершенная АСУИП не исключает вероятность неверного решения. В структуре информационных систем вуза можно выделить ряд подсистем как автономных, так и интегрированных в общую автоматизированную систему управления вузом. В этом ряду имеются следующие подсистемы:

Информационное наполнение баз и хранилищ данных определяется особенностями вуза. Поэтому разработка информационных моделей приложений, отражающих разные аспекты деятельности вуза, и сбор соответствующих данных должны выполняться работниками данного вуза.

На основании приведенных выше факторов и принципов разработки автоматизированных систем при разработке АСУПИ рассматривался универсальный механизм функционирования различных подсистем входящих АСУИП.

Разработка АСУИП вузом подразумевает использование единого информационного пространства, а следовательно использование технологий баз данных и клиент-серверных приложений. Данная разработка состоит из 2 частей: проектирование базы данных, для хранения и структурирования информации, и разработка приложения-клиента, обрабатывающего хранимые данные (рис. 2).

В качестве среды разработки приложения-клиента была выбрана Turbo Delphi, для проектирования базы данных – язык SQL и FireBird Server. При разработке системы преследовалась цель сделать стоимость разработанного продукта минимальной, чтобы увеличить экономический эффект от использования данного программного комплекса, поэтому использовались стандартные и бесплатные наборы компонентов и свободно распространяемый движок базы данных FireBird.

Разрабатываемая АСУИП вузом, является совокупность множества взаимосвязанных подсистем. Преследуя цель создания единого взаимосвязанного комплекса, было решено разделить разработку на 2 этапа: разработка ядра системы, обобщенного интерфейса, платформы программы, которое обеспечивает работу и взаимосвязь всех подсистем, и, непосредственно, разработку программных модулей, отвечающих за отдельную подсистему, интегрируемых (подключающихся) к ядру и взаимодействующих с помощью его средств.

Обеспеченная модульность дает возможность как для гибкого масштабирования, настройки системы и набора ее функций, так и для дальнейшего пополнения функционала и доработки системы.

Так как предполагается развитие системы сторонними разработчиками, было принято решение создать открытую систему, это значит, что сторонний разработчик может дорабатывать функции как ядра системы, так и пополнять ее функционал, создавая и подключая к ней новые модули.

При выполнении данной реализации особенно следует отметить некоторые положительные моменты, а именно:

Литература

  1. Дудинска Э., Мизла М. Управленческие информационные системы // Проблемы теории и практики управления. – 1996. – № 2. – С. 114–120.
  2. Сафьянова Е.Н., Русанов В.Г. Автоматизированная система планирования учебной работы в вузе // Доклады Томского гос. ун-та систем управления и радиоэлектроники. Т.6. Автоматизированные системы обработки информации, управления и проектирования: Сб. науч. трудов – Томск: Том. гос. ун-т систем упр. и радиоэлектроники. – 2001. – С. 12–16.