СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ ПОДГОТОВКИ И ОБРАБОТКИ ОТЧЕТОВ НА ОСНОВЕ ДОКУМЕНТОВ MICROSOFT OFFICE В МНОГОУРОВНЕВОЙ РАСПРЕДЕЛЕННОЙ СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ
Ланин Вячеслав Владимирович, Лядова Людмила Николаевна,
Автономная некоммерческая организация «Институт компьютинга», г. Пермь
Представлена система Office-CASE, позволяющая автоматизировать процесс разработки форм отчетов, подготовку первичных и сводных отчетов. Приложения Office-CASE созданы на базе приложений стандартного выпуска Microsoft Office и не требуют установки какого-либо дополнительного программного обеспечения. Система прошла апробацию при подведении итогов летней оздоровительной кампании в Пермской области.
обсудить на форуме
написать автору
Информационные системы небольших организаций могут быть построены на базе современного пакета офисных программ, такого как Microsoft Office. Этот программный продукт использует в своей повседневной работе большое количество пользователей, он установлен практически на каждый персональный компьютер.
Пакет предлагает широкие возможности автоматизации работы с документами. Однако зачастую программы пакета используются как «пишущая машинка» с расширенными возможностями оформления. Рядовой пользователь не обладает знаниями и навыками, необходимыми для применения всех функциональных возможностей пакета. При этом он хотел бы максимизировать продуктивность работы при минимальной затрате времени. Задача программиста – помочь ему в этом.
Пакет Office-CASE – это средство, позволяющее автоматизировать создание систем документов. Основная задача пакета – автоматизация подготовки данных и формирования на их основе первичных и сводных отчетов.
Возможности Office-CASE определяются принципами его построения. Работа пакета основана на использовании метаданных, включаемых в документ, обеспечивающих описанные ниже свойства.
Интеллектуальность документа. В Office-CASE документ должен уметь выполнять различные операции над содержащимися в нем данными. Например, документ должен предоставить пользователю экранную форму для ввода и редактирования данных. Каждый элемент системы (документ) содержит информацию о своем положении в единой системе (иерархии) документов. С помощью своего программного проекта он реализует бизнес-логику, определяемую его назначением.
Однократный ввод данных и их совместное использование. Данный принцип является стандартом для современных систем. Использование этого подхода существенно снижает трудоемкость и количество ошибок при вводе первичных данных.
Дружественный интерфейс. Потенциальные пользователи системы имеют различный уровень квалификации. Интерфейс документа Office-CASE способен упростить решение ежедневных задач, связанных с подготовкой и обработкой документов.
Независимость от версии Microsoft Office и мобильность. Для работы с документами Office-CASE требуется установить Microsoft Office стандартной поставки версии 97 и выше.
Пакет Office-CASE прошел апробацию при разработке единой унифицированной системы документов, используемой в межведомственной информационной системе учета отдыха, оздоровления и занятости детей в Пермской области. С его помощью создана система документов, обеспечивающая подведение итогов летней оздоровительной кампании на территории Пермской области.
Система включает три уровня отчетности [1, 2]: отчеты учреждений оздоровления и структурных подразделений администраций районов, отчеты территориальных координационных советов и отчеты регионального уровня. Учреждения, участвующие в оздоровительной кампании, различаются по уровню обеспеченности вычислительной техникой, средствам передачи информации. Их специалисты имеют различные уровни подготовки.
Применение пакета Office-CASE позволяет создать гибкую систему автоматизации подготовки данных, формирования первичных и сводных отчетов. Для работы требуется только наличие пакета Microsoft Office на компьютере пользователя, не теряется время на установку и развертывание системы. Финансовые затраты также минимальны: нет необходимости в привлечении специалистов для сопровождения системы, при необходимости внести изменения в структуру системы документов с помощью специально разработанных средств пакета способен сам пользователь. Это особенно важно для крупных территориально распределенных систем.
Литература:
- Миков А.И., Лядова Л.Н., Воронцова Т.В. Информационная система «Образование Пермской области» // XII конференция-выставка «Информационные технологии в образовании»: Сб. тр. конф. Часть IV. М.: МИФИ, 2002. С.204-207.
- Лядова Л.Н. Архитектура информационной системы «Образование Пермской области» // Математика программных систем: Межвуз. сб. науч. тр. / Перм. ун-т. Пермь, 2002. С.25‑35.