Введение

Информационная система “Студент” представляет собой систему управления учебным процессом высшего учебного заведения и содержит богатый набор средств по автоматизации деятельности студенческих отделов деканатов и ректората. Наряду с другими подсистемами, ПК "Студент" включает в себя подсистему “Приказы”, предоставляющую пользователю средства для работы с документами такого типа. Данная подсистема предназначена для автоматической подготовки приказов на основе заданных шаблонов и внесения соответствующих изменений в базу данных, в момент вступления приказов в силу. Приказы являются основным видом документов, с которыми работают студенческие отделы деканатов и ректорат вуза. Практически все изменения, связанные с учебным процессом, происходят только через проведение соответствующего приказа. Поэтому автоматизация документооборота приказов является важной частью рассматриваемой информационной системы, эффективность работы которой во многом зависит от эффективности управления приказами.

Структура приказа

Приказ имеет сложную иерархическую структуру – каждый приказ состоит из одного или более пунктов. Один приказ может содержать различные по смыслу пункты, никак не связанные между собой. Множество допустимых пунктов приказов фиксировано, образцы формулировок пунктов утверждаются нормативными актами. Это делает оправданным создание в информационной системе справочника, содержащего полный набор возможных формулировок пунктов приказов.

 Различают массовые и индивидуальные пункты приказов. Индивидуальный пункт приказа относится к одному человеку, массовый пункт касается целой группы людей. К массовым приказам относится, например, приказ о переводе на старший курс, к индивидуальным – приказ о смене фамилии.

Для работы с приказами в информационной системе помимо электронного вида документа необходима возможность получать его текст на бумажном носителе. Именно текстовый вариант приказа отсылается на подписание, текстовое представление является действительным документом.

Жизненный цикл приказа

Жизненный цикл приказа состоит из трех этапов: подготовка, регистрация и проведение (вступление приказа в силу). Подготовленный приказ, отправленный на регистрацию, может быть возвращен для дополнительного редактирования и после необходимых изменений снова отправлен на подписание. После того, как приказ был проведен (подписан исполнительными лицами), его изменение невозможно. Отменить приказ можно только с помощью другого приказа.

Подготовка приказа

В системе "Студент" набор возможных формулировок пунктов приказов представлен редактируемым справочником. Подготовка приказа заключается в выборе пунктов из справочника и отборе для каждого пункта людей из списка возможных кандидатов, предлагаемого системой. Список кандидатов составляется системой на основе заданных для конкретного пункта критериев. Например, при составлении приказа об отчислении за академическую неуспеваемость, система предложит пользователю выбрать отчисляемых из списка студентов, имеющих академическую задолжность.

Текстовое представление любого приказа состоит из набора реквизитов приказа (заголовок, дата, регистрационный номер и т.д.) и текста пунктов приказа. Cоставление текста пункта приказа подразумевает подстановку в образец нужных параметров. Такими параметрами являются данные о человеке, относительно которого проводится приказ (например, для студента — фамилия, группа, курс), а также новые данные, которые должны стать действительными после проведения приказа (например, новая фамилия человека в приказе о смене фамилии). Текущая информация о человеке уже хранится в базе данных к моменту создания пункта приказа, новые данные, соответствующие пункту, вводятся пользователем в базу данных при его создании.

Текст приказа создается автоматически в формате документа MS Word. При генерации текста подстановка всех необходимых параметров происходит автоматически, а за счет встроенной морфологической системы обеспечивается нужная форма вставляемых параметров (падеж, род, число), в том числе фамилий и имен. Для создания текста приказа используются шаблоны MS Word, которые позволяют выводить текст в установленном формате.

Любой приказ может быть создан с использованием стандартного интерфейса системы. В дополнение, для создания наиболее распространенных массовых приказов система предлагает воспользоваться услугами специализированных мастеров. Такие мастера позволяют быстро и просто создавать сложные приказы, состоящие из большого числа пунктов и включающие большое количество людей. Использование характеристик конкретного приказа позволяет автоматически вычислять дополнительные параметры, которые иначе пользователю пришлось бы заполнять вручную. Например, мастер для создания переводного приказа автоматически вычисляет номер новой группы для каждого переводимого студента. Мастера реализованы в виде надстроек, и добавление нового мастера не требует внесения изменений в уже работающую программу.

Регистрация приказа

После создания приказ должен пройти регистрацию для того, чтобы все изменения, связанные с ним, вступили в силу. Система учитывает сложившуюся практику, при которой процесс регистрации приказа может растянуться на дни и недели. Она не позволяет изменять приказ, проходящий регистрацию, но в то же время не считает его проведенным.

Проведение приказа

После вступления приказа в силу (подписания приказа и присвоения ему номера), автоматически производится изменение базы данных системы в соответствии с данным приказом. Например, после проведения приказа об отчислении, система перестанет считать отчисленного студентом; после проведения приказа о смене фамилии в связи с вступлением в брак, система автоматически заменит студенту фамилию и обновит данные о его семейном положении; после проведения приказа о переводе на старший курс, у всех переведенных будет изменены группа и номер курса.

Настройка справочников

Набор образцов пунктов приказов, на основе которых строится приказ, предопределен – образцы формулировок утверждаются в нормативном порядке. Во время эксплуатации системы могут измениться внешние требования к виду приказов, может произойти неоднократное изменение нормативной базы, согласно которой формулируются образцы. Поэтому необходима возможность оперативно изменять используемый справочник приказов. В системе "Студент" существует возможность обновления справочника приказов без участия разработчиков и изменения всей системы в целом.

Рассматриваемая система предоставляет удобный интерфейс для редактирования справочника приказов. Для изменения существующих, как и для добавления новых образцов, не требуется переписывание программного кода системы, квалифицированный пользователь может выполнять указанные действия самостоятельно. Пользователю предоставлена возможность изменять критерии отбора кандидатов в приказ, набор полей, изменяемых после проведения приказа, а также текст и внешнее представление пунктов приказа. Для массовых приказов пользователь может задать формат выводимого в приказ списка людей (формат строки в списке, набор группировок и сортировок).

Для хранения текста формулировки пункта приказа используется шаблон MS Word. Возможности MS Word, используемые для настройки текстового формата формулировки, дополнены встроенным интерфейсом, с помощью которого можно указать обязательные для подстановки в текст пункта параметры, а также задать их морфологическую форму.

Помимо прямого редактирования справочников, в системе "Студент" существует возможность экспорта/импорта формулировок приказов. Это позволяет, в случае независимого ведения баз данных на различных факультетах, централизованно вносить изменения в справочник приказов и, распространив файл с обновлениями, автоматически производить изменения справочников на отдельных факультетах.

Заключение

Такие задачи, как подготовка и проведение документов, склонение слов русского языка являются достаточно общими. Вместе с тем, морфологическая система и система подготовки и проведения приказов, входящие в состав ПК “Студент”, являются самостоятельными и не зависят от предметной области и остальных компонент комплекса. Это делает возможным переиспользование данных систем в различных областях деятельности.

Использование подсистемы автоматизации документооборота приказов в рамках системы “Студент” позволило существенно снизить объем работы человека по созданию и проведению приказов, а также облегчило работу с архивом приказов. Уменьшение трудозатрат достигается за счет следующих возможностей системы:

• простота и удобство интерфейса, используемого для работы с приказами;

• автоматический отбор кандидатов в приказ на основе заданных в справочнике критериев;

• генерация готового текста приказа с подстановкой параметров в нужной форме, не требующего дополнительного форматирования;

• наличие мастеров для создания сложных приказов;

• автоматическое внесение информации по приказу в базу данных после его проведения;

• редактируемость справочника пунктов приказов;

• возможность экспорта/импорта формулировок пунктов приказов.

обсудить на форуме написать автору

Сервер поддерживается фирмой НПП "БИТ про" и Московским центром Федерации Интернет Образования