Состояние информационных сред техникумов и училищ Украины характеризуется, в настоящее время, низким уровнем автоматизации. Наличие 1-2 компьютеров, а то и отсутствие таковых, а также отсутствие финансовых возможностей, практически не позволяет создавать информационные базы по классической “клиент — серверной” схеме.

Такое состояние, сохранится и на ближайшую перспективу, т.к. экономическая эффективность создания электронных информационных баз низкая, а ее разработка требует сравнительно больших финансовых затрат.

В то же время формирование отчетности достаточно трудоемкое и требует автоматизации. К примеру, отчетная форма 5ВО в Днепропетровском техникуме железнодорожного транспорта представляет собой три приложения на 30 страницах, содержащих ≈600 исходных и ≈3500 расчетных данных. На его подготовку уходит до двух недель рутинного ручного труда.

В министерстве образования и других министерствах, имеющих ведомственные учебные заведения, формируется сводные отчеты. Сложность их структуры не позволяют при этом использовать стандартные средства создания сводных отчетов (наиболее подходящими являются возможности Excel). В ручном варианте работа по созданию сводной отчетности является еще более трудоемкой.

Для автоматизации формирования отчетов выбрана доступная в каждом учебном заведении I – II уровней аккредитации среда программирования Microsoft Excel Visual Basic. Единый комплекс программ, с общими данными, включает автономные программы на двух уровнях: на уровне техникума и на уровне министерства.

На уровне техникума программное средство представляет собой VBA программу + данные в книге Excel. Программа выполняет следующие функции:

• создание бланка отчета согласно имеющегося в конкретном техникуме перечня специальностей обучающихся, принятых и выпущенных студентов;

• подготовке в бланке необходимых формул для автоматизации вычислений;

• контроль входной информации;

На этом уровне подготовка отчетности заключается в автоматическом формировании бланка и вводе в отведенных (выделенных) позициях первичных данных. Полностью исключается ручной расчет, повышается достоверность расчетных данных.

На уровне министерства – это VBA программа в отдельной книге Excel + данные в книгах Excel по каждому техникуму. Функции программы:

• выбор файлов с отчетами техникумов;

• контроль информации, согласованность с другой отчетностью;

• автоматическое формирование бланка и расчет сводного отчета.

На этом уровне вся работа с отчетностью полностью автоматизирована.

Технология сбора информации и формирования отчетности с программами на VBA и хранением данных в книгах Excel апробирована на железнодорожных техникумах Украины и показала свою эффективность.

Выводы. Предложенная технология сбора информации и формирования отчетности позволит, в условиях низкого уровня компьютеризации и электронной связи техникумов, автоматизировать трудоемкие работы, значительно сократить трудозатраты и повысить достоверность информации.

Литература

1. Матвеев Л.А. Компьютерная поддержка решений. С-Пб: “Специальная литература”, — 1998, — 472с.

обсудить на форуме написать автору

Сервер поддерживается фирмой НПП "БИТ про" и Московским центром Федерации Интернет Образования