Развитие и широкое применение информационных технологий (ИТ) является глобальной тенденцией мирового развития последних десятилетий. В связи с этим Правительство РФ утвердило программу «Электронная Россия». Одно из основных направлений этой программы – определить основные принципы, стандарты и типовые решения по реализации системы электронного делопроизводства (СЭД). Образовательные учреждения также будут принимать участие в этом процессе. В данной работе предлагается рассмотреть основные элементы и их функциональные особенности в СЭД.

При выборе и при проектировании СЭД стоит особо обратить внимание на коллекцию типовых элементов, поддерживаемых данной СЭД. В понятие «типовой элемент» входит тип данного и набор процедур и функций, выполняемые над этим данным. При рассмотрении широко распространенных СЭД, можно выделить основной набор таких элементов: регистрационный номер, дата регистрации, вид документа, краткое содержание и количество листов. Поля таких элементов являются обязательными для заполнения при регистрации документа в системе.

Регистрационный номер – составной тип данных. Значение номера может быть комбинацией из цифр, букв и символов–разделителей. Основной частью регистрационного номера является порядковая составляющая, которая формируется в порядке регистрации документов. Эта информация необходима для упорядочивания при показе и для отчетов. Для формирования порядковой составляющей должна существовать особая процедура, выполняемая на сервере, обеспечивающая:

1. Уникальность;
2. Последовательную обработку запросов от нескольких пользователей;
3. Минимальные временные задержки при вычислении;
4. Настройку начального значения;
5. Запрет доступа в особых случаях.

Другие составляющие номера (суффикс, префикс, гриф секретности и т.д.) могут формироваться и добавляться в зависимости от пожеланий заказчика. Кроме того, каждый документ в СЭД имеет свой независимый постоянный идентификатор (ИД), присвоенный документу при создании.

Дата регистрации имеет тип дата/время и может присваиваться автоматически. Значение атрибута «Вид документа» может влиять на логику формирования регистрационного номера и процедуру сохранения документа. Краткое содержание – текстовый тип данных, отражающий суть документа. Использование методов нормализации и полнотекстовой индексации существенно облегчают поиск по данному полю.

Помимо регистрации входящих и исходящих документов, СЭД обеспечивает контроль исполнения поручений, отданных руководством по конкретному документу.

Для этого в СЭД реализована регистрация поручений, сроков, исполнителей и контролеров, выбираемых с помощью адресной книгой (АК). При работе с АК необходимо использовать отдельный типовой элемент, хранящий достаточно сложную информацию: имя пользователя в системе, его фамилию, имя, должность, телефоны, права доступа и роли и т.д. Каждый пользователь системы должен иметь свой уникальный идентификатор (ИД). Именно этот ИД и заноситься в документ при создании поручения.

Таблица резолюций – массив элементов типа «Резолюция». В него входит текст резолюции, дата, автор (ИД пользователя), список исполнителей (массив ИД пользователей), срок исполнения. По резолюции в большинстве случаев формируется контрольная информация для поручения на документ.

Некоторые документы находятся в причинно-следственной или тематической связи. Такая информация заносится в таблицу связанных документов – массив элементов типа «Связанный документ». Элементами этого типа являются основные атрибуты документа. Для связанного документа указывается характер связи. Над таблицей связок выполняются процедуры добавления и обновления информации о документах, а также открытие для просмотра. К регистрационной карточке документа могут быть прикреплены файлы различных форматов, образующие массив присоединенных фалов. Для файлов, содержащих текстовую информацию, СЭД для удобства поиска должна реализовывать технологию морфологического анализа.

обсудить на форуме написать автору

Сервер поддерживается фирмой НПП "БИТ про" и Московским центром Федерации Интернет Образования